Pada dasarnya, ruang lingkup administrasi meliputi aktivitas tulis menulis, mengirim, dan juga menyimpan keterangan.
Seperti yang kita ketahui bahwa administrasi adalah suatu kegiatan penyusunan dan juga pencatatan data ataupun informasi yang dilakukan oleh perusahaan.
Aktivitas ini dikerjakan secara lebih sistematis, baik itu untuk pekerjaan internal ataupun eksternal sebagai upaya dalam menyediakan dan mempermudah memperoleh kembali apa yang diperlukan.
Nah, pada kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih dalam tentang ruang lingkup administrasi!
Prinsip Perencanaan
Prinsip perencanaan pada ruang lingkup administrasi artinya seluruh pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu.
Misalnya, semua surat yang dikirim atau diarsipkan harus jelas tujuan dan manfaatnya. Jika tidak, berarti tidak diperlukan kegiatan surat-menyurat.
Perencanaan juga berarti bahwa setiap proses harus dijadwalkan dan ditentukan sebelumnya dan tidak boleh dilakukan sendiri-sendiri.
Agar rencana berjalan lancar, cara yang terbaik adalah menetapkan pedoman tertentu untuk setiap jenis pekerjaan.
Baca juga: Apa itu SOP? Ini Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Tips Membuatnya!
Unsur-unsur Ruang Lingkup Administrasi
Ruang lingkup administrasi terdiri dari beberapa unsur, yaitu:
Oleh karena itu, diperlukan adanya sistem administrasi yang baik untuk mengelola aktivitas perusahaan.
Tujuannya adalah agar ruang lingkup administrasi bisa lebih tertib dalam mencapai tujuan perusahaan.
Sebuah perusahaan yang dikelola dengan baik akan membantu pencapaian tujuan perusahaan.
Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya
Ruang Pelayanan Administrasi
Kantor CARE IPB dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuannya memiliki fasilitas dan pelayanan administrasi yang sangat baik dan rapih. Di bagian pintu utama kantor CARE IPB tersedia ruang administrasi yang berfungsi dalam pengarsipan surat menyurat (surat masuk-keluar), surat kontrak, dan pelayanan administrasi lainnya.
Ruang administrasi ini dilengkapi dengan fasilitas meja kerja, komputer, print, fax-mail, lemari, binder arsip, dan beberapa ATK lainnya yang dapat mendukung kerapihan administrasi.
Hanya orangTanpa orang
PotretSeluruh tubuhProfilPotret lebih lebar
Biro Administrasi dan Keuangan adalah biro yang memiliki tugas dan kewajiban memberikan dukungan dalam hal kesekretariatan kabinet, merumuskan format-format administrasi, serta memberikan layanan administrasi, inventarisasi, dan perbendaharaan dalam organisasi.
Kegiatan Pencatatan
Setelah berhasil mengumpulkan data, karyawan mencatat, menyimpannya dengan baik, dan mengirimkannya ke bagian lain untuk diproses jika diperlukan.
Tujuan untuk Jangka Pendek
Berisikan tujuan administratif yang spesifik, memiliki ruang lingkup yang kecil dan kualifikasi sasaran yang terbatas.
Biasanya dibuat oleh sub-departemen organisasi untuk melaksanakan perintah administrasi di setiap sub-departemen organisasi.
Pengiriman Aktivitas
Aktivitas yang satu ini akan dilakukan jika data diminta oleh pihak-pihak lain.
Karyawan dapat mengirimkan data atau file dari pemangku kepentingan internal dalam organisasi atau pemangku kepentingan eksternal di luar organisasi ke departemen lainnya.
Baca juga: Mengenal 5 Fungsi Administrasi dan Manfaatnya
Kegiatan Penyimpanan
Kegiatan ini berfungsi untuk melindungi data dengan cara menyimpannya pada dokumen / arsip sehingga suatu saat dapat dengan mudah ditemukan kembali jika ada yang membutuhkan.
Tujuan untuk Jangka Panjang
Merupakan tujuan administrasi yang ideal, biasanya memiliki kualifikasi yang tidak terbatas untuk mencapai tujuan organisasi.
Prinsip Ruang Lingkup Administrasi
ilustrasi ruang lingkup administrasi. source envato
Dalam dunia organisasi dan manajemen, memahami prinsip ruang lingkup administrasi adalah hal yang sangat penting.
Prinsip-prinsip ini berfungsi sebagai panduan dasar yang membantu mengarahkan semua aktivitas administratif sehingga organisasi dapat beroperasi secara efisien dan efektif.
Ruang lingkup administrasi mencakup berbagai aspek penting, mulai dari perencanaan strategis hingga pengendalian dan evaluasi.
Berikut adalah beberapa prinsip yang digunakan:
